《高校审计档案信息化建设思考》

高校审计档案信息化建设思考

摘要。信息系统改变了审计档案的处理方式，提高了审计档案信息的服务质量和控制水平。内审部门要遵循信息系统开发的客观规律，创造良好的系统开发和运行环境，制定严格的系统操作规范，并对信息系统进行科学的管理。文章阐述了工程审计档案信息系统建设的必要性和基本原则，并围绕系统建设的生命周期，从系统开发、运行、安全维护等方面进行了探讨。

关键词：审计档案;信息化;系统管理

随着计算机和通讯技术的迅速发展，现代信息技术已经深入人类社会各个方面，人们越来越重视信息技术对现有世界的改造，以及对信息资源的开发和利用。在内部审计领域尤其是工程审计方面，审计信息化水平逐渐提高，智能审计软件和审计项目管理软件在高校内审部门得到广泛应用，作为审计活动载体的工程审计档案信息化建设也提上工作日程。

一、审计档案信息化建设的必要性

1.审计档案信息化是审计工作发展的需要。近年来，随着高校教学和科研事业的发展，基本建设投资大幅增加，高校建设工程具有复杂性多样性的特点，从项目类型上看既有基本建设项目，也有维修改造项目；既有教学楼、实验室等公用建筑，也有学生宿舍、教职工住宅等民用建筑。同时基建工程施工工艺复杂，建设周期长，很多工程需要跨年度施工。基建工程这些特点，导致工程审计档案数量多、内容繁杂、收集时间长，传统的手工档案操作系统，在档案的收集、整理、保管和利用过程中，在保证档案的及时性、准确性和完整性方面存在很大困难，尤其是目前很多高校普遍开展了建设项目跟踪审计，需要进行归档的资料除审计报告、工作底稿和工程造价技术档案外，还包括跟踪审计实施方案、阶段性跟踪审计报告、审计咨询意见等。档案载体类型也呈现多样性特点，除文字记录外，还包括图纸、照片和相关影像资料。面对如此复杂的工程审计档案，手工系统已不能适应审计发展的要求。

2.审计档案信息化是审计信息技术发展的需要。目前，个人计算机在内部审计部门已经普及，计算机的应用改变了审计技术手段和方式，审核软件和审计文档自动化系统的使用，在提高审计工作效率和质量的同时，也使得审计档案存储介质多样化。内审部门现有的档案管理规范都是针对手工操作系统制定的，在手工操作已经跟不上审计信息化水平发展形势下，内审部门必须加快审计档案管理信息系统建设，才能适应现代审计技术发展的需要。

3.审计档案信息化是提高审计档案利用效率的需要。审计档案是记录审计过程和成果的重要历史资料，是审计活动的真实反映，为总结以往的工作经验、制定审计工作计划、加强审计业务管理，进行科学的领导决策提供重要的参考依据。高校基建工程大多是教学楼、食堂、学生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重复性，审计过程中，往往需要参考以前的审计资料，进行对比分析，核算工程造价的准确性，并通过造价指标分析，评价建设项目的经济效益情况。此外，工程审计档案包含了工程建设过程中相互关联的基础资料，具有很强的完整性和连续性，学校相关部门还可以通过查阅工程审计档案，获得工程管理方面的的重要信息。虽然工程审计档案利用价值很高，但在实务中，审计档案的利用效率低下依然是内审部门面临的严重问题。在手工条件下，在大量的审计文件中查阅审计资料，统计审计数据，分析统计结果都很繁琐，给档案利用工作带来很大难度，造成审计档案利用率低闲置浪费严重。

二、审计档案信息化建设的基本原则

审计档案信息化建设主要是开发用于审计档案管理的信息系统，以及围绕信息系统建设制定一系列制度和规范。管理信息系统一般包含四个基本要素，分别是人、信息处理器、信息存储器和信息源。其中人的因素是指与信息系统运行有关的所有人员，包括内审部门领导，档案管理员，系统操作员和用户。信息处理器包括信息系统所需的计算机硬件、系统软件、应用软件、扫描仪等等软硬件设备，信息存储器包括计算机硬盘、打印设备和网络等，需要归档保存的档案资料则构成了信息源要素。进行档案管理信息系统建设必须从这四个基本要素出发，遵循系统建设的基本原则，才能保证信息系统建设顺利进行。

1.信息系统建设首先需要审计部门领导的支持。信息系统建设需要投入大量的资金、人力和物力资源，系统建成后对审计部门组织结构和管理方式还将会产生重大影响，因此信息系统建设最重要的不是技术上的问题，而是管理问题。审计部门领导必须真正认识到信息技术对审计档案管理工作的促进作用，把信息系统建设作为部门战略和长远发展目标，提供系统建设所需的各种资源，在人员配备、项目资金、软硬件基础设施配置上予以充分保证。审计部门领导要统筹考虑并亲自参与到系统开发工作中来，监督系统开发过程，并对系统的运行维护进行持续监督。

2.对审计人员进行系统知识的培训。内部审计人员的专业优势主要集中于审计、会计、工程等相关专业方面，在计算机和档案方面的知识往往比较欠缺。在实务中，审计人员长期以来习惯于手工档案操作，新的系统会改变审计人员熟悉的工作方式，迫使审计人员学习新的信息技术知识。有些审计人员不适应这种变化，在系统建设和实施过程中，会出现消极被动甚至抵制情绪。在这种情况下，审计部门领导要坚持信息系统建设，并制定必要的人才培养计划。要在信息意识、信息知识、信息能力和信息道德等方面对审计人员进行培训，培养既懂审计知识，又懂计算机和档案管理相关知识的复合型人才。审计人员要充分认识到系统建设是技术进步的体现，不断更新知识，熟悉与信息技术有关的法律、法规，了解计算机硬件软件的配置情况，能够熟练操作信息系统，并掌握对信息系统安全维护的技能。

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