《档案信息化工作体会》

档案信息化工作体会

本文作者：闵涛范文大全原创投稿

浅谈信息化建设与档案工作

闵涛

信息时代的来临已成为不可逆转的世界潮流。知识和信息已成为经济发展的重要资源，并引起全球性增长模式和发展观念的变化。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。网络技术为核心的现代信息技术的应用，认真分析信息化建设与档案工作的档案工作如何实现信息化，已成为摆在我们面前的重要课题。

一、信息化建设与档案工作的关系

1、档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用，主要包含三个层次：一是档案的内在信息，也就是档案的内容，这是档案信息的基本部分；二是档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征，它依附于档案的内容有密切联系；三是综述、汇编等等二次加工信息。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。

2、信息化建设是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将马人类联贯在一起，构成一个全球化的人和机器的共同体，形成所谓的“网络空间”或称作“邪气社会”的信息化环境。在这种社会形态下

的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

3、档案工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。

4、信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益

不均。社会信息消费需求主要来源于两方面。一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。此外，档案业务售货员、档案学科研究人员以及其他与档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时，工作热情就会不断增加，责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者，感觉到信息消费的不可替代性时，他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，从而促使档案工作改革加速前进。

二、信息时代档案工作的新思路

1、加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。

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2、改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运

用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络寺，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。

3、培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适

应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案

人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。

三、档案法制建设是信息时代档案工作的重要节点

由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者，所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提，也是档案行政管理部门依法行政的重要条件，档案行政管理部门应该充分运用档案法律法规，加大执法力度，依法行使管理监督职能，为档案信息化建设提供强有力的保障。

如何做好企业档案信息化管理工作

众所周知，档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，而档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要

基础，只有通过档案信息化建设，才能够实现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，更好地服务于企业。如何创建一个具有本企业特色的档案信息化系统呢，我认为应做好以下工作：

一、因企制宜，制定标准的档案管理规范体系，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展。

信息化的今天，企业办公自动化后，出现了无纸办公，每个岗位都能形成电子文档，这就要求各个管理岗位，明确对各类文件材料形成、积累、归档应负的责任，通过培训让大家懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，以实现档案信息资源的制度化、规范化管理。

1、区别处理。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，应采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

2、并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以1

可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3、有主有次。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅方式，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，严把电子档案的正确性和完整性。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，

对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

二、提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展

显而易见，技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。

首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；

其次，企业应该根据实际工作需求，探索实践出适合本公司使用的档案信息管理软件，该软件应集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，使企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，从而

提高信息服务质量和效率；档案利用的广泛性则表现在企业内部联网后，各部门间对档案信息资源实现了共享，而且在现行文件阅览服务的同时又增加了在线服务。

再次、以网络技术为主的档案数字化已引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响，电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是电子档案管理重要性的体现；网络化以内部局域网为主，隔绝外网。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档。

三、建立完善的安全管理制度，保

障档案信息安全

企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。而档案管理部门则要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。防泄密措施宜采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度双管齐下。

首先，档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案

人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。

其次，必须采用技术上的物理隔离。企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限

的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。

一是制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等安全技术检验过滤，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全；

二是对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全；对已经有了的防范措施，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等，要开展综合利用;

当然，这还不够，企业还必须建立一套严格的保密制度，奖惩明确，建立从上到下的保密机构组织，并进行定期的教育和宣贯，以提高全员的保密意识。

综上所述，档案信息化管理作为一项全面严谨的管理工作，需要档案管理

人员积极参与、配合，唯有如此，才能全方位地参与支持企业决策和各级信息服务，更好的服务于企业。

浅谈如何做好机关档案信息化建设工作

档案作为一种基础性的社会信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，加快档案资源的信息化和数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所，以满足社会对档案信息资源的需求，这对于档案工作更有效的服务于政府和社会具有重要的意义。档案信息化建设要做好如下几项工作。

一是加强电子政务建设。档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。因此。要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，

使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。

二是加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源

建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的

建设。

息、是资源，没有档案就没有信息，没有信息就没有服务的资源。因此，档案部门还应树立起深层次的加工开发档案信息资源，为信息时代提供优质高效的服务思想。

3.2塑造良好的鲜明的档案馆形象档案馆形象是社会公众对档案馆的总体评价和认定，是档案馆文化的综合体现和外在反映

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