《纸质档案在档案信息化管理的作用》

纸质档案在档案信息化管理的作用

摘要。本文简明扼要地阐述了纸质档案的概念及特点，深入分析了纸质档案的优势与劣势，归纳总结档案信息化管理背景下纸质档案的重要性，从四个方面提出了发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策，能够对彰显纸质档案的重要作用提供有效参考。

关键词：纸质档案；档案信息化；管理；重要作用

随着计算机技术的广泛应用，档案信息化管理已经势不可挡。但是，在电子档案和纸质档案并存的背景下，纸质档案的重要性依然不能忽视。纸质档案具有自身独特的优势，认真研究纸质档案的特点和重要性，制定科学的对策与措施，充分发挥纸质档案的重要作用，对提高档案信息化管理建设的实效具有非常重要的现实意义。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念及特点。顾名思义，纸质档案就是以纸张为载体记录下来的人类活动的信息，包括信札、电报、户籍、账册、契约、日记、书稿、证书、笔记和家谱等等，记录的方式包括图表或文字等，其目的是方便日后查阅。纸质档案管理和使用比较方便，具有三个特点：一是原始性，也即记录的信息是原始凭证；二是可靠性，也即记录的信息一般来讲都比较可靠；三是耐久性，也即信息存储介质用起来时间较长。

2.纸质档案的优势。纸质档案从产生至今已经有近两千年的历史，它之所以能够有这么长久的历史生命就在于其具有电子档案不能替代的优势。其一，档案的信息和载体具有不可分离性。这种不可分离性又称依附性，也即纸质档案所记录的信息和纸张这一载体有着稳定的依附性，既不可分离，也难以被修改，使档案所记录的信息具有很大的稳定性。纸质档案把信息和载体有效地结合在一起，使用档案时只能通过记录的文字或图表来获得信息。其二，纸质档案能够体现信息的原始性。纸质档案是用纸和笔记录的信息，都是历史发生的事件，里面的文字或图表能比较清楚地表达出时间和事件的基本脉络，能够让大众认同和信服，也容易让人接受。此外，纸质档案都有专业的档案工作人员进行保管，具有非常高的安全性。其三，纸质档案的载体具有良好的耐久性。纸质档案保存的时间很长，加之有专业的保管人员，因此，一般不会轻易被损坏。诚然，在保存过程中纸质档案也会受到氧化、水解等难题，但只要加以注意，并采取有效的针对性措施，这类问题都能得到有效的规避，从而使纸质档案的寿命更长。

3.纸质档案的劣势。在漫长的发展过程中，纸质档案虽然具有一定的优势，但随着时间的推移和科学技术的不断发展同样也表现出自身的劣势。其一，纸质档案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪费大。纸质档案的记录、整理、归档和保存，不但需要大量的人力、物力，还需要很长的时间，这造成了成本高、浪费大的不良现象。其二，纸质档案检索量大，利用效率低下，容易造成资源浪费。一是纸质档案具有独占性，只能一人阅读，难以实现多人同时共享；二是纸质档案检索起来工作量很大，检索所需要的信息比较困难，造成效率不高；三是由于纸质档案使用不便，很多深层次的档案信息难以开发和利用。其三，纸质档案的收集、整理、储存和管理非常不便，难以满足社会需求。纸质档案收集、整理、归档比较原始，整理需要大量的人力，储存需要大量的空间，管理手段也非常落后，根本就无法满足社会快速发展的要求。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性

1.纸质实体档案具有更高的真实性和更强的生命力。档案的生命力体现在两个方面，一个是法律凭证，另一个是原始证据。数据化管理时代，较电子档案相比，纸质档案具有更高的真实性和法律效力。一是，纸质档案作为原始性证据，能够为电子档案的真实性和法律效力提供有效、可靠的保证；二是，在档案信息化管理背景下，随着档案资料的深度开发和广泛运用，有效保存并发挥纸质档案的原始凭证作用的重要性得到进一步提升。

2.纸质实体档案具有更好的稳定性和更大的安全性。在信息化档案管理中，电子档案存储、传输和利用的安全性受制于计算机软硬件系统，因系统稳定性较差，且容易受到病毒和黑客的袭击，因此，电子信息的安全性较差，安全防护的难度较大。而纸质档案本身具有很好的稳定性，且具有良好的安全管理模式和经验，因此，具有更大的安全性。此外，如果电子档案的安全性受到侵害，纸质档案则可以提供稳定的安全保障。

3.纸质实体档案的信息保存和利用具有长久性。电子档案一般都储存在光盘或磁盘中，以目前的技术条件看，保存和使用的寿命不可能太长。而纸质档案只要冷暖适宜、干湿适度，没有人为的破坏，一般寿命均可达千年以上，这已经得到了现代考古学的证实。

4.纸质实体档案可确保档案真实性。档案生命力还是在于原始证据、法律凭证这两个方面。对于档案而言，要想完全实现数字化与网上合理应用，自然需要先确保档案真实性以及法律效应这两点，可是现如今，我国对于电子档案法律相关内容还尚未及时完善。可是在纸质档案这一方面就较为完善，所以，纸质实体档案真实性是毋庸置疑的。纸质实体档案具有“内容原始性”以及“形式原始性”这两个特征，因为是实体，所以文件资料字体、图像、字迹自然也不能随意更改和替换，可是信息化管理过程中档案真实性很难确定，一些十分重要的档案也有可能会被修改。

三、发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策

[6]赵军.试论信息环境下纸质档案管理的创新探索[j].中国设备工程，2019

[7]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[j].科技资讯，2013

[8]王娜.浅谈纸质档案与电子档案存在的问题[j].中外企业家，2020