《菏泽市行政执法档案管理办法》

菏泽市行政执法档案管理办法

第一条为加强行政执法档案管理，促进行政执法档案工作制度化、规范化，推进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》和《山东省档案条例》等有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。

第二条本市行政区域内行使行政执法权的各级行政执法机关，法律、法规授权的组织，以及受行政执法机关委托的行政机关或者具有管理公共事务职能的组织（以下简称行政执法单位），均应当遵守本办法。

第三条本办法所称行政执法档案，是指行政执法单位在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政征收、行政检查等行政执法活动中形成的各种执法文书、图表、声像和电子载体等历史记录。

第四条市档案行政管理部门负责全市行政执法档案工作的监督、指导。

县区档案行政管理部门负责本级政府所属行政执法档案工作的监督、指导。

第五条行政执法单位应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档和案卷评查制度，提供档案工作必要的设施，配备档案工作人员，加强行政执法档案的管理。第六条行政执法档案应当由行政执法单位集中统一管理，任何个人不得据为己有。

第七条行政执法单位应将行政执法档案单独作为一类整理、排列，行政执法档案较少的可作为文书档案属类整理。

第八条行政执法单位应当根据行政执法活动的实际，将所形成的下列记录归档：

（一）行政许可（审批），包括行政许可（含变更或延续行政许可，下同）申请书、受理或不予受理书面凭证、补正材料告知书、当场或实地审查材料、听取意见材料、举行听证材料、招标（拍卖）情况材料、检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见、准予行政许可或不予行政许可的书面决定、撤销（撤回）行政许可决定书、行政许可注销手续、行政复议或行政诉讼材料、国家赔偿有关材料等。

（二）行政处罚，包括行政处罚决定书、立案（受案）材料、各种证据材料、听证材料、拟行政处罚的审查意见、行政处罚告知书、送达凭证、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款的材料、行政处罚执行材料、行政复议或行政诉讼材料等。

（三）行政征收，包括行政征收的文件依据、征收通知书、征收票据、暂缓或分期缴纳材料、强制执行材料、行政复议或行政诉讼材料等。

（四）行政强制，包括采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封（扣押）或解除查封（扣押）清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、行政强制决定书、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定材料以及行政复议或行政诉讼材料等。

（五）行政检查，包括行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况，包括现场勘查（书面、影像资料）记录、询问笔录、检查结论、现场采取的措施等。

（六）其他行政执法活动，包括行政执法机关的确认、裁决、给付、奖励等结论性材料，当事人申请及提供的材料，有关证据材料，行政执法机关的审查意见，以及其他相关材料。

第九条行政执法档案应按照年代、月份、案件排列，一个年代一个流水号，一案一号，一案多盒的加注案件盒号。

跨年度的案件执行完毕，材料应放于立案时间归档。

第十条行政执法档案盒内材料应当一件一装订，作为正卷保存，其中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，可以设为副卷。

外文及少数民族文字材料应当附汉语译文。

第十一条行政执法档案的盒内材料应当按序排列，依次编写件号，并统一在有实际内容的每页材料正面的右上角、背面的左上角编写页号。

声像和电子材料按照有关规定整理。

第十二条行政执法档案的盒内材料应当制作盒内目录，盒内目录应当按照规定的格式逐件填写。

第十三条档案盒封面应当填写单位名称，档案盒脊背的全宗号、目录号在移交档案馆时填写。

第十四条行政执法档案应当统一装具。档案盒及其他装具由同级档案行政管理部门按照国家标准监制。

第十五条行政执法档案盒内材料破损的应予修补，过小的应衬纸粘贴，过大的应折叠整齐，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

不能随案卷立卷的证据，应放入证据袋中随卷归档，不便附卷的证据可拍照片附卷。

第十六条行政执法档案应当建立行政执法档案目录，一册目录内案件编号不得重复。

第十七条行政执法档案应当符合下列要求：

（一）材料应齐全完整；

（二）正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，应在一起排列；

（三）有关材料情况说明，应逐项填写在备考表内，并置于盒尾。

第十八条行政执法单位应当在案件终结后60日内将行政执法活动中形成的有关记录归档。

第十九条行政执法单位对归档的档案，应当编制检索工具，以满足档案提供利用的需要。

第二十条利用行政执法档案，应当按有关规定办理手续，利用结束后，应当及时归还档案。

任何单位和个人不得在档案上涂改和作文字标记。

第二十一条行政执法档案的保管期限执行下列规定：

（一）属于有限自然资源开发利用、公共资源配置以及直接关系公共利益的特定行业，直接关系公共安全、人身健康、生命财产安全等方面的行政许可、行政强制、行政处罚的，应当永久保管；

（二）属于行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同的，应当永久保管；

（三）属于其他行政执法案件的，应定期保管。

第二十二条属于永久保管的行政执法档案，应在归档10年后按有关规定向同级档案馆移交，并办理移交手续。

定期档案保管到期后，可鉴定销毁。

第二十三条对同一事项的行政执法活动，由不同的行政执法单位分别实施的，所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。

第二十四条在行政执法档案收集、整理、保护中作出显著成绩的单位和个人，由政府或档案行政管理部门、行政执法单位给予奖励。

第二十五条违反本办法的行政执法单位，由档案行政管理部门依法责令限期整改、通报批评或建议同级政府取消其评比先进的资格。

对违反本办法的行政执法人员，由主管部门依据有关规定给予批评教育、离岗培训、调离行政执法岗位、取消行政执法资格等处理。

第二十六条对因保管不善造成行政执法档案丢失、损毁、泄露国家秘密或伪造、编造、篡改行政执法档案的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》等有关规定处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十七条法律、法规、规章对行政执法档案管理另有规定的，从其规定。

第二十八条本办法自2011年7月1日起施行。

第二篇：行政执法案件档案管理办法行政执法案件档案管理办法

2006-12-15

第一章总则

第一条为加强对全区工商行政管理系统行政执法案件档案（以下简称案件档案）的管理，充分发挥案件档案在行政执法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及《工商行政管理机关行政处罚

程序暂行规定》制定本办法。

第二条本办法所称的案件档案是指本区工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政执法中直接形成的文字、图表和声像等材料。

本办法适用于本区工商行政管理系统范围内对各类案件档案的管理。第三条案件档案是工商行政管理机关的专业档案，是国家档案的重要组成部分，本区工商行政管理机关应重视对案件档案的建立、管理，落实管理人员，健全工作制度，配备必要的设施，做好案件档案的管理和利用工作。第四条案件档案实行统一领导、分级管理的原则。工商行政管理机关依照本办法管理案件档案，并分别接受省、市和区档案局对案件工作的监督、指导。

第二章案件档案的范围

第五条案件处罚决定执行完毕，复议决定书送达后三十日内，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档。办案机关案卷按如下顺序装

订：

一、正卷

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）处罚决定书；

（四）复议决定书；

（五）证据材料；

（六）听证报告；

（七）核审意见；

（八）听证笔录；

（九）财物处理单据；

（十）其他有关材料；

二、副卷

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）案件调查终结报告及批件；

（四）立案审批表；

（五）案件来源材料；

（六）有关领导的批示；

（七）案件的内部讨论记录；

（八）案件的调查提纲i

（九）其他有关的内部材料。复议机关案卷按如下顺序装订：

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）复议决定书；

（四）复议申请书及其附件；

（五）原行政决定；

（六）行政复议案件受理审批表；

（七）行政复议案件受理通知书；

（八）被申请人答辩材料；

（九）复议终结报告及批件；

（十）证据材料；

（十一）延期复议的决定、通知；

（十二）复议决定书底稿；

（十三）送达回证；

（十四）其他有关材料。第三章案件档案的管理

第六条案件承办人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、整理工作。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，即要由案件承办人员负责立卷装订，内勤人员负责案卷质量检查，及时做好归档

工作。第七条案件档案分为一案立卷和合案立卷。凡适用行政处罚简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件为一案立卷。

第八条一案立卷分为正、副卷分别单独装订，便于档案的保管和利用。正卷是对案件依法处理的具有法律证据的全部材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中，产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。正、副卷内文件材料按问题属性和时间先后顺序排列，即所有卷内文件材料先按问题属性分类，每一类文件材料再按时间先后顺序排列，正卷和副卷的内容区分及卷内文件材料排列顺序按本办法第二章规定执行。

第九条合案立卷中的案件数，视单个案件材料多少而定，卷厚一般不宜超过2厘米（约200张），每个案件内的材料排列先后顺序为结论性文件、证据材料

和其它有关材料。

第十条卷内文件材料应依次编写页号，页号统一编写在有文字的每面材料

正面的右上角和背面的左上角。

第十一条每卷案件档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容。为查阅方便，一案立卷的卷内目录采取分二级类目填

写的方法。

第十二条卷内文件材料应去掉金属物，对破损的材料应按档案技术要求修复，对字迹模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷中文件材料纸张过大的应按规定折叠，纸张狭窄的须经补边后装订，票据、单据等较小的材料应粘贴在16开空白纸上，并加盖骑缝章。

第十三条卷内中的各项内容要正确填写，封面居中填案卷标题，标题应包括当事人名称（全称）、违法行为内容，“正卷”或“副卷”应标明。合案立卷的保管期限为“短期”，一案立卷的为“长期”。

第十四条案卷号按年度、部门和结案先后时间顺序，由档案管理部门统一编号填写。备考表中的“本卷情况说明”一栏，应填写立卷过程中对卷内文件需要说明的情况，若无情况说明应将立卷人、审核人的姓名和立卷时间填上。第十五条案件档案应由形成档案的部门按年度编制移交清册。合案立卷目录应逐一填写每件案件的主要情况，在保管期满销毁后，以此目录代作销毁清册

之用。

第十六条案件档案所有材料（包括卷皮、卷内目录、案卷目录等）均应用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，字迹要工整、清晰。第十七条一案立卷的档案应由案件承办人员在案件办理完结后的二个月内整理装订完毕（特殊情况除外），并移交本部门内勤人员保管；合案立卷的档案应由部门内勤人员按年度统一立卷装订。

第十八条各部门应在第二年的第二季度前将上一年度结案的案件档案及编制的移交清册移交给档案部门集中保管，档案部门对一案立卷和合案立卷的案

件档案要分柜保存。

第十九条对结案期满10年的案件档案，应按照《江苏省档案管理条例》有关规定，确定保存价值，进行鉴定，决定是否需要销毁。销毁案件档案，应由本机关档案管理部门和案件处理部门共同派人监销。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册应归档保存。第二十条案件档案应有专门的档案柜存放。对档案保管要加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作，以确保档案的安全，延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。第二十一条工商行政管理机关档案专（兼）职人员应熟悉档案管理和经检工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。对案件档案工作成绩显著的单位、部门和个人应给予表彰

奖励。

第四章案件档案的利用

第二十二条工商行政管理机关应重视案件档案信息资源开发，做好案件档案的统计汇总工作，为工商行政管理工作服务。

第二十三条案件档案不向社会开放。律师受当事人委托参与诉讼时，可以到法院，也可以到查处案件的工商行政管理机关查阅案件档案正卷。除上级主管机关和法院外，不提供一案立卷的副卷。

第二十四条利用案件档案应先办理利用登记手续，经同意后在档案保管单位内查阅。除案件复议、诉讼、执法检查等特殊情况经局领导同意外，案件档案一律不予外借。利用案件档案时，阅卷人不得在档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案卷材料，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定

处理。

第二十五条本办法自印发之日起施行。

第二十三条年度执法档案考核要与公务员年终考核挂钩，考核不合格的，部门不能评为先进处室，个人不能评为优秀公务员。考核工作要在本年度十二月末结束。

第五章附则

第二十四条本办法自2008年2月1日起施行。